1. Роли сторон
1.1. В отношении данных клиентов, работников, тренеров, администраторов и иных субъектов, содержащихся в CRM Заказчика, Заказчик остаётся оператором персональных данных, а Исполнитель обрабатывает их по поручению Заказчика (ч. 3 ст. 6 Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных») в объёме и целях настоящего Поручения.
1.2. В отношении собственных пользователей ФитСигнала, контактных лиц, плательщиков и заявок Исполнитель действует как самостоятельный оператор по своей Политике ПДн.
2. Цель и операции
2.1. Цель поручения — подключение CRM, синхронизация данных, построение аналитики, отображение показателей и списков/очередей, диагностика и обеспечение работы сервиса.
2.2. Допустимые операции: получение, запись ограниченного набора данных, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование для функций сервиса, обезличивание/агрегирование, блокирование и удаление/уничтожение; полные ФИО/телефоны отдельных лиц могут извлекаться на лету без долговременного хранения.
3. Категории данных и субъектов
| Субъекты | Постоянно храним | Только на лету / не храним |
|---|---|---|
| Клиенты клуба | CRM ID, инициалы, возрастная группа/флаг ребёнка, история посещений/покупок/абонементов, возвраты/бонусы и рассчитанные показатели | Полные ФИО, телефон, email, точная дата рождения |
| Тренеры/сотрудники/администраторы | CRM ID, инициалы, рабочие/аналитические показатели | Полные ФИО, телефон, email |
3.1. Режим постоянного хранения полных ПДн не используется. Инициалы, CRM ID и индивидуальные показатели рассматриваются как персональные данные, если позволяют соотнести запись с конкретным лицом.
4. Обязанности Заказчика
иметь законное основание для обработки и передачи/поручения обработки данных, включая данные работников и несовершеннолетних;
обеспечить необходимые уведомления и согласия субъектов там, где они требуются;
подключать CRM через отдельного пользователя с ролью только на чтение и минимально необходимыми правами по инструкции;
не передавать Исполнителю избыточные данные и права;
своевременно сообщать об отзыве основания, требовании субъекта, инциденте или прекращении договора.
5. Обязанности Исполнителя
обрабатывать данные только по документированному поручению и для целей сервиса;
использовать перечень разрешённых полей и методов CRM и не сохранять полные ответы CRM с секретами и лишними ПДн;
не использовать данные клуба для собственных маркетинговых целей, обучения моделей или передачи в нейросети;
обеспечивать конфиденциальность, разграничение доступа, шифрование ключей CRM и технические меры защиты;
не передавать ПДн за пределы РФ в текущем рабочем контуре;
по запросу предоставлять Заказчику разумную информацию, необходимую для подтверждения выполнения поручения.
6. Локализация, подрядчики и каналы
6.1. Основная БД и резервные копии размещаются в РФ. В текущем рабочем контуре персональные данные клиентов и сотрудников клуба не передаются через Telegram, WhatsApp и иные иностранные каналы. Включение такого канала требует отдельной юридической и технической проверки и обновления документов/уведомлений до запуска.
6.2. Российские инфраструктурные подрядчики (хостинг, email, резервное копирование и мониторинг) привлекаются в минимально необходимом объёме. Актуальный внутренний реестр подрядчиков ведётся Исполнителем.
7. Доступ поддержки
7.1. По умолчанию доступ поддержки к кабинету отсутствует. Он включается Заказчиком вручную, только на чтение, действует до ручного отключения и журналируется. В режиме поддержки полные ФИО/телефоны на лету не показываются.
8. Инциденты
8.1. При выявлении признаков неправомерного или случайного доступа к персональным данным Заказчика, их передачи, изменения или уничтожения Исполнитель уведомляет Заказчика без неоправданной задержки, но не позднее 12 часов с момента выявления, не дожидаясь окончания расследования. Уведомление содержит известные на этот момент сведения: что произошло, какие данные и субъекты могли быть затронуты, принятые меры и контакт для связи. Уточнения направляются по мере появления сведений, итоги расследования — не позднее 60 часов с момента выявления, чтобы Заказчик мог выполнить свои обязанности перед Роскомнадзором (ч. 3.1 ст. 21 152-ФЗ).
8.2. Исполнитель принимает меры по ограничению доступа, отзыву ключей/сессий, сохранению журналов и расследованию причин. Обязанности Исполнителя перед Роскомнадзором выполняются в случаях и сроки, установленные законом; договорный срок уведомления Заказчика не заменяет такие обязанности.
9. Срок обработки и удаление
9.1. Обработка выполняется в течение действия договора. После прекращения договора активные аналитические данные хранятся до 30 дней и затем удаляются, если Заказчик не запросил более раннее удаление и иное не требуется законом.
9.2. Отключение ключа CRM само по себе не прекращает Поручение. Резервные копии ротируются максимум за 30 дней; при восстановлении из резервной копии ранее удалённые данные подлежат повторному удалению в рабочем контуре.
9.3. Договорные доказательства/акцепты, которые относятся к самому Заказчику, могут храниться отдельно в законные сроки и не являются частью аналитического массива CRM.
10. Акцепт
10.1. Поручение принимается отдельной обязательной галочкой до первого подключения CRM. ФитСигнал сохраняет дату/время, пользователя/Заказчика, редакцию Поручения, IP и User-Agent. При смене Исполнителя на ИП/ООО Поручение принимается заново.
10.2. Предыдущие редакции этого документа назывались «Поручение на обработку персональных данных (DPA)»; сокращение DPA (Data Processing Agreement) означает то же поручение.